Знаете это чувство, когда надо срочно найти какой-то документ, но в множестве бумаг он как будто пропал бесследно? Есть все что угодно, кроме нужного. Порядок в документах важен, тогда ничего не потеряется и не придется восстанавливать, а вы будете спокойны и уверены.
Есть пять основных ошибок хранения.
- Нет сортировки и системности.
Документы хранятся без подписей и непонятно, какие бумаги действительно важны, а что просто на память или на всякий случай. Отсутствуют папки и файлики, документы лежат ворохом в полном хаосе. - Хранится все подряд.
Уже давно не обязательно хранить все в бумажном виде, так как многие документы можно перевести в электронный вид. Это очень удобно и можно получить доступ в любой момент. - Хранение документов, у которых вышел срок давности.
Не стоит хранить то, что не только не пригодится, но и давно потеряло ценность. Гарантийные талоны, налоговые квитанции (хранятся не более 3-х лет и есть в электронном виде), договоры на оказание услуг, справки с истекшим сроком и пр. - Самое важное не под рукой.
Дипломы, паспорта, свидетельства хранятся с другими менее важными документами и могут затеряться или прийти в негодность. Их восстановление требует времени и много энергии, а некоторые из них вообще сложно восстановить. Ну и в самый ответственный момент, когда понадобится, искать можно долго. - Хранение лишнего.
В моменте нам кажется важным собирать вырезки из журналов, открытки, рецепты, инструкции, но на практике всё это совершенно не нужно. Сюда же относятся лекции по учебе, распечатанные материалы, блокноты с записями. Давайте честно признаемся: никто это не перечитывает, это просто лежит.
Вот простые лайфхаки, которые помогут хранить документы в идеальном порядке:
⠀
✔️удалять то, что не используется и регулярно проводить расхламление;
⠀
✔️важные документы хранить отдельно в сейфе или несгораемом шкафу;
⠀
✔️то, что есть в электронном виде не дублировать в бумажном.